bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip

ProsedurPenemuan Kembali Arsip yang di Simpan 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. Single Dresden Wandern Radtouren Kultur Reisen Dresden. Apabila bekerja di bidang manajemen dan administrasi, maka Anda harus mengetahui prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Pada dasarnya, arsip ini berisi dokumen-dokumen penting yang biasanya akan dibutuhkan kembali di kemudian hari. Oleh karena itu, Anda harus menyimpannya dengan benar agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Pada kesempatan kali ini, Anda dapat mempelajari bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Namun, sebelum membahas hal tersebut, ada baiknya jika Anda mempelajari apa itu arsip secara lebih mendalam terlebih dahulu melalui pembahasan di bawah ini. Pengertian Arsip Arsip adalah kumpulan catatan, warkat, atau dokumen lainnya, yang ditulis atau diketik dan tercetak dalam bentuk dan media apa pun baik itu huruf, angka, gambar, atau video. Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup seorang individu atau sebuah organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi dari orang atau organisasi tersebut. Sementara itu, pengertian arsip juga telah diatur di dalam Undang-Undang negara. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, dalam konteks pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Baca juga Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang Arsip memiliki beberapa sifat dan karakteristik yang membedakannya dari jenis dokumen lain, yaitu Autentik, arsip harus berisikan informasi yang aktual dan faktual. Legal, arsip merupakan bukti resmi dari berbagai kegiatan dan kebijakan yang telah dilakukan. Pada masa yang akan datang, arsip akan digunakan sebagai bukti yang autentik dan legal untuk mendukung kegiatan atau kebijakan yang akan dibuat. Oleh karena itu, Anda harus menyimpan arsip dengan baik dan benar agar mudah untuk ditemukan ketika hendak digunakan. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tujuh jenis arsip yang berbeda, yaitu Arsip dinamis Arsip vital Arsip aktif Arsip inaktif Arsip statis Arsip terjaga Arsip umum Baca juga Bagaimana Cara Kerja Data Entry? Mari simak penjelasan lengkap mengenai jenis-jenis arsip di bawah ini! 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung di dalam kegiatan orang atau organisasi yang membuat arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 2. Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional orang atau organisasi yang menciptakan arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat diganti jika rusak atau hilang. 3. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus. Jenis arsip ini akan selalu digunakan untuk berbagai macam kebutuhan. 4. Arsip Inaktif Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun atau sudah sangat jarang digunakan. Biasanya hanya digunakan untuk memberikan keterangan atau dijadikan sebagai referensi. 5. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh orang atau organisasi yang arsip karena memiliki nilai sejarah, telah habis masa simpannya, dan memberikan informasi permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan lainnya. Baca juga 5 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis di Era Digital 6. Arsip Terjaga Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip Umum Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dengan kata lain, semua arsip yang tidak berhubungan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara. Prosedur Penyimpanan Arsip yang Baik dan Benar Arsip adalah dokumen sangat penting yang harus disimpan dengan baik dan benar. Nantinya, ketika dibutuhkan, arsip harus dapat ditemukan dengan mudah. Berikut ini adalah prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. 1. Pemeriksaan Arsip Langkah pertama yang harus dilakukan dalam penyimpanan arsip adalah memeriksanya terlebih dahulu. Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut sudah berisi informasi yang sesuai, aktual, dan faktual. Anda dapat memastikannya dengan meminta kejelasan kepada pihak pembuat arsip. 2. Pengindeksan Arsip Setelah arsip tersebut sudah dipastikan keutuhan dan kebenaran isinya, Anda harus mengindeks arsip tersebut. Hal ini diperlukan agar arsip yang disimpan dapat tersusun dengan rapi dan tidak berantakan. Anda dapat mengindeks arsip berdasarkan berbagai hal, seperti abjad. Baca juga Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen? 3. Pengkodean Arsip Setelah diindeks, arsip harus diberikan sebuah tanda kode yang mengindikasikan tempat penyimpanan arsip tersebut. Nantinya, kode ini akan berguna ketika arsip hendak digunakan kembali dan keluar dari berkas. Ketika arsip dikembalikan, petugas juga akan lebih mudah untuk mengembalikan arsip ke tempatnya semula. 4. Penyortiran Arsip Apabila seluruh arsip yang ingin disimpan sudah diberikan tanda kode, selanjutnya Anda dapat melakukan penyortiran arsip. Anda dapat menyortir arsip berdasarkan kode yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini perlu dilakukan agar pengelompokkan arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, nantinya arsip juga akan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali. 5. Penyimpanan Arsip Apabila arsip telah diperiksa, diindeks, diberikan tanda, dan disortir, maka Anda tinggal menyimpan arsip tersebut saja. Pastikan tempat dan sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip aman dan tepercaya. Dengan begitu, arsip dapat terjaga dengan baik dan tidak akan rusak. Pengarsipan Makin Mudah dengan LiteDMS Apabila Anda sering menghabiskan waktu untuk mencari dokumen, ayo gunakan LiteDMS dari AdIns untuk mempermudah prosesnya. LiteDMS diciptakan untuk membuat manajemen dokumen menjadi lebih mudah dan cepat; Anda dapat mencari dokumen yang sangat spesifik sekali pun dengan mudah dan cepat. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk dan layanan kami, silakan klik di sini. Prosedur penyimpanan arsip antara lain pengumpulan warkat, memeriksa tanda-tanda pelapasan, penetapan indeks, pemberian kode warkat, Nama NIS Tanggal LEMBAR PENILAIAN LP 1 PRODUK 1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan ! 2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip ! 3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ? 4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ? Kunci LP Produk 1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan !  Penciptaan arsip  Pendistribusian arsip  Penyimpanan arsip  Penggunaan atau pengolahan arsip  Pemeliharaan dan pengamanan arsip  Penyusutan arsip  Pemusnahan arsip 2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip ! 1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System 2. Sistem Masalah Subject Filing System 3. Sistem Nomor Numeric Filing System 4. Sistem Tanggal Choronologic Filing System 5. Sistem Wilayah Geographic Filing System 3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ?  Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.  Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.  Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.  Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. 4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ? kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. LEMBAR PENILAIAN LP 2 PROSES Proses Melaksanakan presentasi tentang tugas-tugas kearsipan yang telah didiskusikan. Peserta didik akan diamati dari segi a. Komunikasi b. Sistematika penyampaian c. Wawasan d. Keberanian e. Gesture tubuh f. Penilaian masing-masing Prosedur 1. Guru mengintruksikan kepada siswa untuk menghitung urut dari 1 sampai dengan 5 untuk menentukan pembagian kelompok. 2. Tugasi siswa untuk mengerjakan persiapan materi yang akan dipresentasikan. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Proses No . Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimu m Skor Assesment Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Persiapan  Kemampuan menguasai materi presentasi  Kemampuan berkomunikasi dalam menyampaikan materi 10 10 2. Etika Presentasi  Nada Suara  Kejelasan  Pengucapan konsonan dan vokal  Pengaturan napas  Ketenangan dalam bicara / tidak terburu-buru  Gesture tubuh  Berpenampilan rapi dan sopan 5 5 5 5 5 5 5 3. Sistematika Penyampaian  Pembukaan presentasi  Penyampaian judul presentasi  Penyampaian materi  Penguasaan wawasan atau materi  Kemampuan menjawab pertanyaan dari audiens 5 5 10 10 10 JUMLAH 100 Malang, April 2017 Siswa Guru Mata Pelajaran ... Dina Camila, NIM. 1501412607181 Mengetahui, Dosen Pembimbing Drs. H. Mohammad Arief, NIP. 196312131990011001 Prosedur 1. Disediakan LCD untuk media presentasi 2. Siswa ditugasi untuk meresume atau merangkum hasil diskusi 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor No . Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum Skor Assesment Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Menyiapkan rangkaian prosedur presentasi 20 2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20 3. Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur presentasi 20 4. Mengidentifikasikan keterampilan penyampaian materi pada saat presentasi 20 5. Berbicara dengan ramah, tegas, hangat, bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan audiens 20 JUMLAH 100 Malang, April 2017 Siswa Guru Mata Pelajaran ... Dina Camila, NIM. 1501412607181 LEMBAR PENILAIAN LP 4 PENGAMATAN PERILAKU Siswa Kelas Tanggal Petunjuk Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini D Memerlukan perbaikan C Menunjukkan kemajuan B Memuaskan A Sangat baik Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No Rincian Tugas Kinerja RTK Memerlukan perbaikan D Menunjukkan kemajuan C Memuaskan B Sangat baik A 1 Teliti, tekun, cekatan 2 Jujur 3 Sopan santun 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Beretiket 7 Kreatif-inovatif 8 Bersikap menyenangkan Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran Dina Camila, NIM. 1501412607181 LEMBAR PENILAIAN LP 5 FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL Petunjuk Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini D Memerlukan perbaikan C Menunjukkan kemajuan B Memuaskan A Sangat baik Format Pengamatan Keterampilan Sosial No Rincian Tugas Kinerja RTK Memerlukan perbaikan D Menunjukkan kemajuan C Memuaskan B Sangat baik A 1 Bertanya 2 Menyumbang ide atau pendapat 3 Menjadi pendengar yang baik 4 Komunikasi Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran Dina Camila, NIM. 1501412607181 LAMPIRAN Materi Pembelajaran Tugas-Tugas Kearsipan 1. Penciptaan Arsip creation, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. 2. Pendistribusian Arsip Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan. b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah Unit Kerja. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah Unit Kerja. c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab 3. Penyimpanan arsip Prosedur Penyimpanan Arsip a. Pengumpulan warkat kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip. b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas. c. Penetapan indeks Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku. d. Pemberian kode warkat Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan. e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan. f. Penyimpaanan dan penataan warkat Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 lima sistem penyimpanan arsip antara lain 1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System 2. Sistem Masalah Subject Filing System 3. Sistem Nomor Numeric Filing System 4. Sistem Tanggal Choronologic Filing System 5. Sistem Wilayah Geographic Filing System Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip  Menentukan jenis surat yang di butuhkan  Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.  Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.  Menyerahkan arsip kepada peminjamnya. 4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu. 5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara  Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.  Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.  Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.  Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. Pengamanan arsip Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain  Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Penyerahan arsip Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut  Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/ organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.  Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.  Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun. a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak. 7. Pemusnahan Arsip Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara a. Pembakaran Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna sudah jadi abu b. Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu. c. Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan biasanya soda api di atas tumpukan arsip. SOAL PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang X pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban. 1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali…… a. Sistem Abjad Alphabetical Filling System b. Sistem Perihal Pokok Isi Surat c. Sistem Nomor d. Kartu indeks e. Sistem Wilayah 2. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan .... a. Pengkodean b. Penampungan c. Penelitian d. Penyimpanan e. Penyortiran 3. Proses menentukan kata tangkap caption dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut .... a. Mengkode b. Menyortir c. Mengindeks d. Menyimpan e. Memeriksa 4. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut .... a. Unit b. Mengkode c. Mengabjad d. Caption e. Mengindeks 5. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu .... a. Pemisahan b. Masalah c. Pengelompokan d. Subjek e. Klasifikasi 6. Yang dimaksud dengan Sistem Wilayah adalah … a. Sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat. d. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor. e. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. 7. Berikut yang bukan kelemahan dari system tanggal adalah … a. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan b. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. c. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi. d. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini. e. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip 8. Urutkanlah langkah-langkah penyimpanan arsip dalam system abjad berikut! 1. Penampungan 2. Pengindeksan 3. Penyimpanan 4. Penelitian 5. Penyortiran 6. Pengkodean a. 1-2-5-4-6-3 b. 1-4-6-2-4-5 c. 1-2-6-4-3-5 d. 1-4-2-6-5-3 e. 1-4-2-5-6-3 9. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip abjad adalah … a. Penampungan b. Penelitian c. Penandatanganan d. Pengindeksan e. Pengkodean 10. Yang bukan tugas-tugas kearsipan adalah … a. Pengindeksan b. Penciptaan c. Pendistribusian d. Penyimpanan e. Penyusutan KUNCI JAWABAN 1. D 2. D 3. C 4. C 5. E 6. C 7. C 8. D 9. C PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan meneliti tanda pelepas surat/release mark.Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. deponerenyang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. Baca juga Memproses Perjalanan Bisnis 4. Menyimpan surat ke dalam map folder.Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. 5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut a. Sistem Abjad Alphabetic Filing Systemb. Sistem Tanggal Chronological Filing Systemc. Sistem Nomor Numeric Filing Systemd. Sistem Wilayah Geographic Filing System e. Sistem Subyek/Pokok Masalah Subject Filing System Pos terkaitMacam-Macam ArsipPeranan, Tujuan dan Nilai Guna ArsipKEGIATAN KEARSIPANMASALAH POKOK DALAM KEARSIPANSyarat-Syarat Petugas ArsipFasilitas dan Alat KearsipanTATA CARA PENYIMPANAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIPMemproses Perjalanan Bisnis ABSTRAK Nama Muhammad Rudi Prodi Manajemen Dakwah Judul Teknik Pengarsipan Dokumen Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, mendeskripsikan teknik pengarsipan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru yang meliputi cara mencatatdan pendistribusian arsip, cara menyimpan arsip, cara memelihara arsip, cara penyusutan arsip. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Subyek penelitian ini adalah petugas kearsipan yang menangani arsip inaktif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, analisis perbandingan dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa teknik pengasipan dokumen calon jamaah haji oleh Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umroh masih dilakukan secara manual yang dilakukan dengan serangkaian kegiatan mulai dari pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan,dan penyusutan. Seksi penyel... 0% found this document useful 0 votes223 views63 pagesDescriptionProsedur Penyimpanan ArsipCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsPDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes223 views63 pagesProsedur Penyimpanan ArsipJump to Page You are on page 1of 63 You're Reading a Free Preview Pages 7 to 12 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 16 to 19 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 23 to 25 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 29 to 48 are not shown in this preview. You're Reading a Free Preview Pages 56 to 62 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip